Deelnemersvoorwaarden activiteiten RA4

versie 27-02-2025

Deze deelnemersvoorwaarden zijn van toepassing op alle activiteiten die door of namens de RA4 worden georganiseerd. Per evenement kunnen nadere huisregels of voorwaarden van toepassing zijn.

Inschrijving, financiën, annuleren
1. Inschrijving vindt in beginsel plaats via SOL. Inschrijvingen worden geaccepteerd zolang het maximaal vastgestelde aantal deelnemers nog niet bereikt is. Bij groepsactiviteiten wordt er ingeschreven door één contactpersoon. Deze contactpersoon is verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens.
2. De contactpersoon verklaart dat hij/zij bevoegd is namens de deelnemers op te treden en dat de wettelijke vertegenwoordigers van de deelnemers akkoord gaan met deze deelnemersvoorwaarden waar van toepassing. Als er gebruik gemaakt wordt van de groepsrekening, bevestigt tevens de penningmeester de inschrijving door toestemming te verlenen dat de deelnamebijdrage geïncasseerd kan worden van de groepsrekening.
3. Tot uiterlijk 14 dagen voor de activiteit kan het aantal deelnemers kosteloos worden gewijzigd. Daarna wordt bij verlaging van het aantal deelnemers het inschrijfgeld niet terugbetaald of verrekend. Aanpassing van het aantal deelnemers of annulering binnen 14 dagen voor de activiteit is niet mogelijk. Het vervangen van een deelnemer is wel mogelijk. In voorkomende gevallen kan het organisatieteam een uitzondering maken.
4. De in het inschrijfformulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de activiteit. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van de activiteit vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in het organisatieteam nodig hebben.
5. Als op basis van een besluit van het organisatieteam de deelname voor aanvang van de activiteit geannuleerd wordt (denk aan bijvoorbeeld: minimum aantal deelnemers niet bereikt, overmacht, …) worden de deelnemers geïnformeerd en wordt de deelnemersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van reeds geleverde prestaties.
Fysieke en sociale veiligheid
1. Deelnemers die kaderlid zijn, zijn (net als het organisatieteam) in het bezit van een geldig VOG. Deze VOG staat geregistreerd in Scouts Online (SOL). Voor deze deelnemers geldt dat het de verantwoordelijkheid is van de eigen scoutinggroep dat deze VOG aangevraagd en geregistreerd wordt in SOL. Het niet in het bezit zijn van een geldige VOG leidt tot uitsluiting van de activiteit.
2. Deelname aan de activiteit geschiedt geheel op eigen risico.
3. Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer toestemming voor spoedeisende hulp.
Communicatie en promotie
1. Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie te voorzien. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mailadres en is verantwoordelijk voor het opnemen van het juiste e-mailadres in SOL.
2. Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan de RA4 en het organisatieteam om beeldmateriaal dat tijdens de activiteit gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan het organisatieteam onder vermelding van naam en groep.
Aansprakelijkheid en verzekeringen
1. RA4 noch het organisatieteam kan aansprakelijk worden gesteld voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van deelnemers en/of deelnemende groepen tijdens de activiteit of gedurende de reis van en naar de activiteit.
2. De collectieve verzekeringen van Scouting Nederland, indien van toepassing, hebben slechts beperkte dekking en zijn secundair. Verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Indien gewenst moet de deelnemer of speltak hiervoor zelf een verzekering afsluiten. Deelnemende groepen zijn er zelf verantwoordelijk voor om goed verzekerd deel te nemen. Extra informatie over scoutingverzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/ondersteuning/verzekeringen.
3. In het bijzonder geldt dat bij het meenemen van varend materiaal (bijvoorbeeld vletten, sleepboten) naar de activiteit deze verzekerd moeten zijn door de deelnemende groep.
Toepassing voorwaarden
1. Van de deelnemer wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de voorwaarden aan de huisregels van de activiteit. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan de activiteit.
2. Mocht uitsluiting door het organisatieteam op locatie plaatsvinden dan zijn extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld eerdere retourreis, voor rekening van (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer.
3. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, bij onduidelijkheden en bij geschillen, beslist het admiraliteitsbestuur.